Sebagai panitia, sangat penting melakukan scedule meeting dengan tepat di akun zoom. Selain memastikan meeting berjalan lancar dan nyaman bagi semua, hal lain yang tak kalah penting adalah faktor keamanan.
Baik keamanan meeting itu sendiri agar terhindar dari tangan usil dari luar, keamanan akun peserta dan panitia, serta keamanan email yang digunakan.
Setelah klik menu 'Scedule a Meeting', akan muncul beberapa hal yang harus ditentukan seperti topik, deskripsi, tanggal acara, password, meeting option, dll.
Nah, kita fokus pada beberapa hal yang penting saja.
Menu topik dan deskripsi, masukkan sesuai dengan tema acara. Selanjutnya, tentukan kapan acara dilaksanakan, dan yang lebih penting berapa lama acara itu berlangsung.
Jika acara kira-kira berlangsung 3 jam, maka tambahkan 2 jam, sehingga totalnya meeting menjadi 5 jam. Dua jam tambahan itu dipakai untuk 1 jam buat registrasi dan 1 jam untuk antisipasi meeting molor dari jadwal.
Jangan lupa tentukan Time Zonenya 'Jakarta' ya karena kita tidak berada di Segitiga Bermuda hehee...
Ada 4 hal yang paling urgen untuk diperhatikan.
Satu, memilih 'Meeting ID' antara otomatis atau pakai ID. Saran saya pakai ID agar lebih aman.
Dua, untuk 'Security' agar aman centang 'Passcode' lalu masukan password yang ingin dipakai. Jangan lupa centang 'Waiting Room' agar peserta bisa menunggu di waiting room dulu sebelum bergabung.
Tiga, menu 'Video' centang 'On' baik untuk host maupun peserta agar saat masuk meeting langsung terlihat gambar videonya, daripada harus mengklik satu-satu saat meeting berlangsung.
Empat, menu 'Meeting Option', centang 'Enable join before host' agar peserta bisa join sebelum host masuk, dan centang 'Mute participants upon entry' agar suara sunyi saat masuk. Jika ingin bersuara, bisa 'Unmute' masing-masing setelah masuk meeting.
Untuk 'Only authenticated users can join' dan 'Record the meeting automatically' disarankan jangan dicentang. Kenapa? Centang pertama itu artinya mengharuskan peserta login pakai email. Jika harus login pakai email, selain tidak aman juga merepotkan peserta.
Centang yang kedua artinya memberi akses semua orang untuk merekam meeting. Pastinya, kamu tidak ingin hal-hal yang seharusnya menjadi rahasia meeting dengan mudah direkam dan disebarkan oleh peserta.
Baik keamanan meeting itu sendiri agar terhindar dari tangan usil dari luar, keamanan akun peserta dan panitia, serta keamanan email yang digunakan.
Setelah klik menu 'Scedule a Meeting', akan muncul beberapa hal yang harus ditentukan seperti topik, deskripsi, tanggal acara, password, meeting option, dll.
Menu topik dan deskripsi, masukkan sesuai dengan tema acara. Selanjutnya, tentukan kapan acara dilaksanakan, dan yang lebih penting berapa lama acara itu berlangsung.
Jika acara kira-kira berlangsung 3 jam, maka tambahkan 2 jam, sehingga totalnya meeting menjadi 5 jam. Dua jam tambahan itu dipakai untuk 1 jam buat registrasi dan 1 jam untuk antisipasi meeting molor dari jadwal.
Jangan lupa tentukan Time Zonenya 'Jakarta' ya karena kita tidak berada di Segitiga Bermuda hehee...
Ada 4 hal yang paling urgen untuk diperhatikan.
Satu, memilih 'Meeting ID' antara otomatis atau pakai ID. Saran saya pakai ID agar lebih aman.
Dua, untuk 'Security' agar aman centang 'Passcode' lalu masukan password yang ingin dipakai. Jangan lupa centang 'Waiting Room' agar peserta bisa menunggu di waiting room dulu sebelum bergabung.
Tiga, menu 'Video' centang 'On' baik untuk host maupun peserta agar saat masuk meeting langsung terlihat gambar videonya, daripada harus mengklik satu-satu saat meeting berlangsung.
Empat, menu 'Meeting Option', centang 'Enable join before host' agar peserta bisa join sebelum host masuk, dan centang 'Mute participants upon entry' agar suara sunyi saat masuk. Jika ingin bersuara, bisa 'Unmute' masing-masing setelah masuk meeting.
Untuk 'Only authenticated users can join' dan 'Record the meeting automatically' disarankan jangan dicentang. Kenapa? Centang pertama itu artinya mengharuskan peserta login pakai email. Jika harus login pakai email, selain tidak aman juga merepotkan peserta.
Centang yang kedua artinya memberi akses semua orang untuk merekam meeting. Pastinya, kamu tidak ingin hal-hal yang seharusnya menjadi rahasia meeting dengan mudah direkam dan disebarkan oleh peserta.
Komentar
Posting Komentar
Silakan ketik ucapan selamat atau komentar di sini: